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基于第三方采购的供应商管理
作者:admin   发布日期:2020-01-02 

供应商选择与评价

在为企业选择合适的供应商时,第三方采购商需要完成诸多的任务。从供应商寻找范围的界定,供应商实力的考察,供应产品的合格检验等都需要有步骤的进行。

供应商选择途径和步骤

在供应商选择途径方面还是要先看零件的种类,尽量从现有供应商中选取。如果是新的产品和种类,就要通过各种方式先进行初步的搜寻。在根据地域分布和产品特性确定了供应商群体范围之后,所面临的工作就是要选择具体的供应商。这个工作需要用战略的眼光来认真地对待因为这直接影响了采购的质量而间接影响了产品的质量和企业将来的声誉。因为对于初次合作的供应商,在开始了解起来是有很多困难的。应该采取以下的几种方法,对供应商的真实情况进行了解。

通过网络和专业网站获得供应商的资料和展会上获得的供应商资料

由于市场竞争激烈,每一个供应商都会尽量地展示自己的优点,作为企业宣传策略的一部分,供应商一般会比较注重网页设计和参加展会与宣传资料的印制和发放。这样企业就会有大量的资料需要筛选和研究,采购人员应该根据所收集的资料中对供应商的市场信誉度,地理位置,财务状况大致确定可以进行进一步接触的供应商。

用问卷调查的形式了解供应商基本资料

问卷的形式是一种覆盖面广又行之有效的方法,但是比较繁琐,需要耗费很大的时间和人力物力。S公司根据自己所处行业的物料情况,制定出适合S公司的调问卷(如附件1)。发放给经过初步筛选的有意向的供应商。根据收集的供应商的基本情况和资料来确定其实力。当然从问卷上得到的信息不能确保其真实性,因为有些供应商为了得到客户往往夸大自己的实力,这样信息就会失真。在这种情况下,我们要结合其它的办法来进行使用,比如向与行业中类似企业进行电话确认工厂经营情况等。

参观工厂进行进一步考察

确定了意向和基本资料后,为了更好地了解工厂的情况,应该进行实地考察一下供应商。这样能防止供应链增加不必要的中间环节,并且对供应商的生产和品质控制实力的审核也是重要的。但这种做法耗费资金和时间都很多,往往对于重大项目采购却是非常必要的。这需要一个评选小组包括除采购外工程,品质,财务物流和市场等部门的参与。

进行初步的谈判

这是与供应商的正面接触,是在初选供应商时必不可少的步骤和环节。S公司有经验丰富的采购人员通过谈判就基本可以确定清楚供应商的真实实力。

向供应商发出项目资料

经过以上几个环节之后,基本上是可以确足适合S公司采购项目的供应群体,接下来的工作就是向他们发放项目的基本资料,包括:平面和立体图纸,模具要求,技术规范,零件列表,包装资料和检验指导书。

价格的提供

有意向的供应商在拿到项目的基本资料后,会需要一定时间进行项目的成本评估,他们会根据自己的情况来报出产品价格,交货时间,订单最小数量,能提供的月或年供应量和支付方式等信息。当然也因为各自生产能力和标准的不同,有时供应商还会对项目的技术资料进行适当的改动,这需要在报价时一并提供。

在初步选定的供应商中确定最少两三家进行投标

通过以上这几个步骤之后,公司就可以选定有资料参加投标的供应商名单。

 

供应商的评估审核方法

在供应商初步选定了以后,就要对潜在的供应商进行分析评估。因为S公司每天都会接触到新的产品和种类,因此对于新的供应商有时并没有太多以往积累的经验去进行证明哪些资料对供应商的评估是关键的,这样S公司一般采取以下几种步骤进行评估。

供应商送样

一般除需要特殊昂贵模具才能生产出来的产品,供应商会依照我们的图纸要求来对我们的产品进行打样和送样,这样在证明他的生产能力和技术水平同时也能进一步对我们的产品规格进行全面的了解。一般我们的样品是包装,机械,和电子件等方面,这些各类的样品准备时间较短。供应商把样品生产出来以后,采购部会把样品送交给工程部和品质部进行样品的评估。这样的评估是一个综合的评估,一般包括性能,外观,尺寸等。因为S公司从事的是第三方采购,这样样品经过S公司品质部门的最后确认后,要寄到客户的品质部门进行样品的确认和回签。只有在收到客户的样品确认书和回签的样品之后才能通知供应商开始生产。即完成了供应商的送样过程。

报价合理性和成本分析

公司的采购部门需要对物品的原材料市场,生产过程,产品的基本功能和用途等有全面的了解,这样有助于加强与供应商的信息沟通,避免采购到不合格的产品,并且这对报价的成本分析和合理性分析有着至关重要的作用。一般的供应商都会把成本构成清楚地列明在报价单上,其中包括材料成本、加工成本、表面处理成本、包装成本、运输成本和他们的利润与税金等。S公司采购人员就需要把供应商列出的成本进行再进一步的分析。比如,材料成本,是由产品的所用材料的重量或容积乘以市场单价核算出来的,当然需要考虑到损耗的材料重量。但是往往有的供应商会把市场材料单价报得比较高,损耗有时会超过S公司的预算,这样就需要和供应商沟通。沟通后最好能对其提供的报价有一定根据,保证在自己接受的程度范围之类。材料市场现行采购价格一般我们可以用手上的供应商资料进行询问,得出一个相对合理的价格和潜在供应商进行核实。对于实际用料重量和容积等也需要在工程师的辅助下,和供应商商谈出一个比较合理的用量。有时并不是因为潜在供应商故意增加损耗而是因为他们对我们产品的工艺要求并不是十分了解,或是采购原材料的规格并不是最合理的尺寸等,这就需要S公司的工程经验来对潜在的供应商进行沟通和介绍以达到降低成本的目的。一般潜在供应商还是非常欢迎这种方式的。

服务评估

这个服务评估包括对产品服务水平和售后服务的评估。对于产品的服务水平,一般涉及到对供应商的制造能力,技术能力,和参与S公司产品开发的能力等方面的评估。而售后服务就涉及到对于他们生产的产品提供可替代元器件或者需要能够提供技术支持等或模具进行维修和保养。

供应保证能力

由于生产供应能力直接影响是否能及时按时按量地供应货品给S公司,因此对于供应商的最大产能和现在的容积量要有清楚的数据来证实,不然一个供应商的工厂设备再好,价格再低,没有一定的供应能力来保证也是不合格的供应商。

品质水平和品质保证能力

品质管理制度的好坏和执行直接影响产品的质量,因此供应商是否有落实品质管理制度,是否有品质管理手册和品质保证的作业方案等都需要仔细地审核。公司会要求工厂通过工SO 9000和六西格玛标准。对于很多行业都需要的政府的评鉴等级或是生产许可,比如涉及到食品的行业,中国政府就要求和QS认证,而对于要出口的食品不是国家还有对工厂更多的认证要求,比如HACCP等。对于生产电器出口到欧美等国家的工厂,都需要有UL或是CE, FCC等认证。这样也是非常关键的审核条件。

在收集到以上资料之后,公司会对各个标准规定权数,并根据得到的供应商的资料对各个标准进行评分,分别计算各准供应商相关因素的得分,选择总分得分最高者。为某一项目的合格供应商。排名第二三的为潜在供应商列表。

供应商的考核

公司除了对供应商的准入进行严格的评审之外,对于供应商的考核也是十分地重视并严格按照内部的考核流程定时对各个关键供应商进行考核和跟踪,一旦发现供应商的考核分数低于平均分或呈下降趋势,S公司则进行深入的了解并帮助其进行整改。严重的会要重新制订供应商计划,甚至更改供应商。

供应商的考核分为短期的考核因素和长期的考核因素。

1.短期的因素

短期的考核因素会根据跟踪各供应商的以下各项数据来分析:

(1)品质

S公司的产品大部分是整机成品或是关键器件直接用于最终客户的产品上成为产品的一个部分,那么S公司对产品的质量控制就显得尤为重要。品质的表现在供应商考核中占有很大的比重。品质的考核又通过产品的不良率,退货率来衡量。

(2)成本

公司的产品都是用FOB离岸价)来报价的。对于同样的产品一般会有至少三个供应商进行报价,在同一条件下,对供应商价格的高低排列给予分数的评定和统计,有利于了解供应商价格的优势,但供应商的成本并不止局限于报出的价格,还要结合其开发成本(包括寻求、查访、评选供应商的支出),检验成本(出货检验所支付的品管人员的差旅费)等S公司需要为之付出的总成本进行分析以衡量供应商的成本优势。

(3)交货准时性与交货期

公司的产品全部直接出口,并且公司处于第三方采购的角色,所以产品的准时交付是公司在被其客户评价中的一个关键指标,那么对公司的供应商的交货准时性同样是会有严格的要求。

交货期是为客户实现降低原料存货数量,减少断料停工的风险和资金占用的重要因素。那么供应商能否合理缩短生产周期,生产计划的规划与弹性,能否有充足的原材料库存准备与其上游供应商的数量都会影响到其交货期的保证。

(4)产品设计与整体服务水平

公司的供应商可以最大可能地参与产品的前期开发阶段,公司会分享和邀请供应商参与到产品的开发讨论会议中。那么如果供应商本身具有一定的产品设计能力就可以帮助公司的产品较早地开发成功。

供应商的内部各作业环节与愿意配合的能力与态度决定它的整体服务水平。从处理订单的正确性和速度上;从其内部采购、生产、会计、物流和后勤支援系统等体现出其流程的健全程度上,可以看出供应商愈健全的作业流程就越能获得发行合约的能力。

(5)履行合约的能力

采购人员要从供应商对于项目和订单金额及数量是否感兴趣与项目是否符合供应商的核心能力;检视生产设备利用率和闲置设备的状况和供应商是否有对订单突增的回应能力来判断其未来的配合度和履行合约的综合能力。

长期的因素

长期的考核因素对供应商能否提供稳定的供应,产能能否配合S公司的业务增长而相对扩展,经营理念是否符合公司的发展需求和合作意愿的有效性等进行审核。

(1)供应商财务状况

公司的相关人员会定时关注关键供应商的运营情况,通过它的资产负债表了解供应商所拥有的财务价值;通过损益表了解供应商在一段时期内的销售业绩与成本费用;还可以通过供应商的年度报告中的资料而计算出的比率来观察其现金流动情况,应收和应收帐款与库存周转率等得以了解和判断一家供应商的财务状况。如果财务状况分析出来有问题就应该较早地预防以防止供应商因为资金周转不灵,倒闭停产而造成供应不上S公司的物料而使S公司遭受违约的风险。

(2)供应商的内部管理与组织是否良好

供应商的配合度很大程度上取决于供应商的最高层管理人员是否视S公司为其主要的客户,这会关系到公司能得到的服务的品质。供应商只会对其主要客户提供超水准以上的服务,特别体现在应对一些突发状况时,可否取得最高层的支持以获得优先处理的机会是能否顺利解决危机的关键。当然供应商的管理人员的稳定性,忠诚度都会影响到其服务水平。供应商对机器设备的投入和保养情况也能体现出内部管理的好坏;另外供应商对采购材料的掌握,生产的管理和电脑化和信息化的投入都是评估供应商内部管理的指标。

(3)供应商用工情况

供应商的员工的稳定性和所受的培训与工作态度会直接影响到产品的质量和生产的效率。从分析供应商员工的平均年龄、工资水平、流动比率等能够判断供应商能否保持先进的生产力和能否具有创新能力。S公司的采购人员会从现场的参观中观察得到也会在不同的时期,选择不同的时机对供应商进行随机的造访,可以观察到与最初评估供应商时的微妙不同和变化,获得更加直接和真实的供应商资料。根据获得的资料及时调整供应商的策略。

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